Номенклатура какой первый входящий или исходящий

Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Форма журнала регистрации входящих документов. Журнал регистрации входящих документов пример. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения пример.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы поступающие , исходящие документы отправляемые , внутренние документы. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно 1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от N по усмотрению. Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно 1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от N ст. . К - отдел кадров, 05 - номер дела по номенклатуре дел. 1. Для входящих и исходящих документов в номенклатуре индексу номенклатуры относиться и входящие и исходящие и внутренние.

10 любимых ошибок в управлении документами

Номенклатура дел 10 любимых ошибок в управлении документами Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail. Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Глава 4. Обмен электронными документами Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница, которая открывается при запуске. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, и быстрые отборы для фильтрации списка; справа — список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие.

Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операции с выбранным документом или несколькими документами одновременно. Созданные и загруженные документы учета отображаются в разделе Главное — Исходящие документы. Синхронизация данных может выполняться автоматически, по расписанию, либо вручную.

Для синхронизации данных вручную надо открыть форму по команде Настройки синхронизации данных в разделе Администрирование — Синхронизация данных и нажать на кнопку Синхронизовать. Для этого необходимо в разделе Главное — Создать выбрать необходимый вид документа. В форме документа заполняются необходимые поля в соответствии с выбранным типом документа.

Для сохранения введенных данных необходимо нажать Записать. Формирование и отправка электронных документов Команда Отправить электронный документ создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью ЭП если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютер и отправит получателю.

Если у пользователя нет прав подписи или на компьютере не установлен сертификат, заданный в качестве подписывающего для этого вида электронного документа по текущей организации, или в соответствии с настройками маршрутов подпись не может быть установлена текущим пользователем, программа перенаправит электронный документ на подпись ответственному лицу, имеющему право подписывать электронный документ.

Данная команда всегда выполняется для последней версии электронного документам и двигает его вперед по этапам. Повторного действия для одной и той же версии электронного документа команда не выполняет. При обмене через оператора ЭДО подписывать электронные документы можно только сертификатами, зарегистрированными у оператора ЭДО и указанными на закладке Сертификаты организации в форме Учетные записи ЭДО. Для авторизации на сервере оператора ЭДО может использоваться любой зарегистрированный сертификат из этого списка.

Момент передачи подготовленных к отправке электронных документов зависит от значения опции Отложенная отправка электронных документов, задаваемой в настройках программы. Если эта настройка включена, то передача исходящих данных осуществляется по команде Отправить и получить электронные документы в Текущих делах ЭДО либо с помощью регламентного задания Отправлять электронные документы автоматически.

Если же настройка выключена, то передача исходящих данных запускается автоматически после постановки в очередь на отправку, при этом пользовательский интерфейс может оставаться недоступным на время сеанса передачи данных. Команда Посмотреть электронный документ формирует новую версию электронного документа или открывает уже сформированную версию, если она есть.

Форма просмотра позволяет визуально оценить сформированный электронный документ, изменить настройки отправки до подписания документа и при наличии соответствующих прав , выполнить команды по переходу на следующий этап утвердить или подписать, в зависимости от настроек программы и соглашения.

При создании электронного документа выполняется контроль корректности и полноты заполнения данных, необходимых для его формирования. Набор проверок определяется согласно используемому для передачи формату. При обнаружении ошибок в заполнении документов или справочников прикладного решения новая версия электронного документа сформирована не будет, ошибки будут выделены в виде сообщений.

При двойном клике на сообщении для большинства ошибок будет открыта форма соответствующего прикладного справочника или документа, курсор будет спозиционирован на поле, которое необходимо заполнить или скорректировать. В форме можно подписать все электронные документы по сертификату по команде Подписать все по сертификату. По команде Перейти к списку документов можно открыть список электронных документов и просмотреть каждый документ в виде печатной формы документа ИБ.

Если пользователю доступен только один сертификат подписи, форма сразу будет открыта на странице со списком электронных документов. Далее, отметив нужные документы, можно подписать их по команде Подписать и отправить отмеченные. В процессе отправки оформленный электронный документ упаковывается вместе с установленными ЭП в пакет электронных документов и готовый пакет становится в очередь на отправку. Момент начала передачи исходящих данных зависит от значения опции Отложенная отправка электронных документов, задаваемой в общих настройках обмена см.

Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить пользователю со своей стороны, а также о требующихся действиях со стороны других участников можно увидеть в дереве формы Электронные документы, открываемой по команде в панели навигации формы документа или по гиперссылке Состояние ЭДО. В дереве формы просмотра электронных документов отображаются все сформированные и отсутствующие документы по данному документообороту и необходимые действия. Также текущее состояние электронного документа отображается в форме списка документов колонка Состояние ЭДО и изменяется автоматически.

Для порядка обмена электронными документами с участием 3 сторон например, обмен электронными счетами-фактурами в список рабочих документов выводятся сразу две колонки, отображающие сводное состояние ЭДО, как с нашей стороны, так и со стороны других участников другого контрагента и оператора ЭДО.

Пользователь видит, надо ему что-то делать со своей стороны либо просто ожидать. После формирования все электронные документы попадают в архив электронных документов на страницу Исходящие документы. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу электронного документа, открыть для просмотра форму электронного документа.

Просмотр электронного документа В форме просмотра электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного документа. Обязательным полем в форме просмотра является идентификатор электронного документа, который представляет собой уникальный номер электронного документа.

В форме также содержатся установленные для электронного документа ЭП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов. В форме электронного документа с помощью гиперссылки Документ учета можно открыть документ информационной базы.

В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап. С помощью команды Еще — Сохранить в файл в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами ЭП в каталог на диск.

После выполнения команды будет сохранен файл электронного документа, включающий в себя все форматы, указанные в соглашении, а также отдельно будут сохранены файлы установленных ЭП. С помощью команды Еще — Печать можно напечатать содержимое электронного документа на бумаге, а также вывести список ЭП, которыми был подписан документ, — это может понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

С помощью команды Еще — Журнал событий ЭДО можно просмотреть все события, которые происходили с текущим электронным документом в программе, увидеть автора изменений, а также дату и время.

В форме электронного документа возможен вывод дополнительной информации. Режим вывода области задается при помощи подменю Еще — Настройка отображения подробнее см. Обмен произвольными электронными документами Программа позволяет обмениваться произвольными электронными документами — аналогами электронных писем. Произвольный электронный документ — это любой файл, хранящийся на компьютере. Чтобы отправить произвольный документ, надо в форме списка Произвольные электронные документы Главное — Произвольные документы создать новый Исходящий документ, выбрать организацию и контрагента для которых в программе существует действующее соглашение об обмене электронными документами и добавить вложение файл любого типа.

Если в настройках регламента ЭДО для произвольного документа указан маршрут подписания Указывать при создании документа, обязательным для заполнения будет также поле Маршрут подписания. Можно выбрать маршрут из справочника Маршруты подписания, а можно — список подписантов пользователь и при необходимости сертификат ЭП , каждый из которых должен установить на документе подпись.

В произвольном электронном документе можно заполнить сопроводительную записку, договор и указать тип документа позволяет более точно идентифицировать документ в списке. Пока вложение не подписано, его можно отредактировать, для этого необходимо захватить вложение на редактирование , внести необходимые изменения, сохранить и освободить файл в информационной базе.

Документ можно использовать для обмена неформализованными документами например, договорами, актами сверки взаиморасчетов и пр. Произвольный документ может быть введен на основании другого документа или справочника. Например, для передаваемой товарной накладной надо отправить дополнение к договору или изображения товаров. Ввод произвольного документа на основании другого документа или справочника можно выполнить по команде Создать произвольный документ меню ЭДО или меню Другие действия в форме просмотра электронного документа либо выбрать основание из формы произвольного электронного документа.

Если у основания есть присоединенные файлы, то в произвольном документе появляется возможность добавить вложение из присоединенных файлов основания: В случае необходимости удалить документ-основание нужно выполнить команду Подбор на форме просмотра электронного документа.

Далее перейти в Еще — Разорвать связь. На стороне получателя можно либо указать основание во входящем произвольном электронном документе, либо изменить ранее заполненное автоматически при получении электронного документа или пользователем , при этом ничего, кроме структуры подчиненности, не поменяется.

Также во входящем произвольном электронном документе можно поменять договор, для того чтобы этот документ отображался в списках документов с отбором по договору. Произвольный документ может быть отклонен: на стороне отправителя — пока документ не отправлен, на стороне получателя — пока документ не подписан ЭП получателя.

Если документ отклонен на стороне отправителя, например подписантом, то лицо, ответственное за заполнение документа, может отменить отклонение, внести необходимые исправления и повторно вернуть документ на подпись.

Если документ отклонен на стороне получателя, то в ответ на отклоненный документ формируется Уведомление об уточнении с указанием причины отклонения и передается отправителю произвольного документа. Хранение версий для произвольного электронного документа не предусмотрено.

Получение входящих данных осуществляется по команде Отправить и получить панели действий окна Начальная страница либо с помощью регламентного задания Получение электронных документов автоматически. При успешном проведении обмена будут созданы новые электронные документы в программе, которые будут отображаться в разделе Входящие. После получения входящих данных будет автоматически сформировано извещение о доставке пакета данных. Сформированное извещение будет автоматически выслано на адрес отправителя если обмен происходит через оператора ЭДО и для сертификата ЭП был сохранен пароль.

Работа с электронными документами Для некорректных пакетов, которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен без обработки и выяснить причину ошибки, сохранив файл пакета электронных документов на диск по команде Сохранить пакет на диск из формы документа Пакет электронных документов групповое сохранение файлов пакетов доступно для пользователя с полными правами через команду Еще — Сохранить пакет на диск на закладке Все пакеты.

Для автоматической распаковки зашифрованных данных сразу при получении для сертификата расшифровки необходимо запомнить пароль доступа в сертификате ЭП. Также рекомендуется для целей шифрования использовать отдельный сертификат ЭП, отличный от подписания электронных документов. Для установки статуса пакетов Отменен в списке можно воспользоваться командой Отменить в форме Начальная страница или Установить статус в форме Архив ЭДО, закладка Нераспакованные пакеты.

По команде Распаковать выбранные в списке пакеты будут распакованы, а электронные документы из пакетов будут размещены в архиве входящих документов на странице Входящие, а также в группе действий Обработать в форме Начальная страница. В архиве входящих электронных документов по команде Еще — Установить ответственного можно назначить ответственного за обработку электронных документов. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу документа, открыть форму входящего электронного документа.

Можно отклонить документ, вызвав из формы команду Отклонить электронный документ в группе Другие действия и указав причину отклонения, после чего введенная причина будет сохранена в электронном документе и направлена другому участнику для ознакомления. В форме просмотра также содержатся установленные для электронного документа ЭП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов.

Если при обмене задано требование ответной подписи на этом же экземпляре электронного документа, то в форме документа можно установить ЭП на электронный документ если у текущего пользователя есть право подписи по команде Подписать и отправить или передать его на подпись ответственному лицу по команде Утвердить если нет права подписи или ЭП не применяется вовсе. Если же при обмене задано требование формировать ЭП на встречном другом электронном документе например, ТОРГ-12 титул покупателя или акт титул заказчика форматов ФНС , то в форме входящего электронного документа по команде Утвердить автоматически будет создан требуемый по регламенту обмена встречный другой электронный документ и передан на подпись.

При получении первой версии электронного документа программа автоматически создаст во внешней информационной базе документ соответствующего вида черновик документа и заполнит его данными из электронного документа. Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке.

При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, программа привязывает ее к существующему документу информационной базы, не перезаполняя его автоматически заполнение возможно только по интерактивному действию пользователя. В зависимости от настроек Администрирование — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО — Настройки получения электронный документ может отражаться в учете при получении автоматически либо вручную.

В форме электронного документа доступны команды Создать и Подобрать. Команда Создать позволяет ввести новый документ учета. Команда Подобрать открывает форму подбора документа учета, в которой доступно не только создание нового документа, но и привязка к существующему документу учета.

Также существует возможность разорвать связь между электронным документом и документом учета. Если по электронному документу имеется несопоставленная номенклатура, то будет выведено сообщение с возможностью перейти в помощник сопоставления номенклатуры подробнее см.

Аннулирование электронных документов Электронные документы могут быть аннулированы по взаимному согласию сторон. Аннулировать электронный документ можно из формы просмотра документа меню Другие действия, команда Аннулировать.

В результате выполнения команды появится окно для ввода причины, далее сформируется служебный электронный документ Предложение об аннулировании, который после подписания ЭП будет отправлен другому участнику обмена. Если получатель не согласен, то он может отклонить Предложение об аннулировании, указав причину отклонения. В результате инициатору аннулирования вернется отказ в аннулировании, и после этого электронному документообороту по сделке будет назначено первоначальное состояние до момента инициирования процесса аннулирования.

В программе есть специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот.

Рабочее место может функционировать в трех режимах.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Номенклатура какой первый входящий или исходящий

Глава 4. Обмен электронными документами Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница, которая открывается при запуске. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, и быстрые отборы для фильтрации списка; справа — список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операции с выбранным документом или несколькими документами одновременно. Созданные и загруженные документы учета отображаются в разделе Главное — Исходящие документы. Синхронизация данных может выполняться автоматически, по расписанию, либо вручную. Для синхронизации данных вручную надо открыть форму по команде Настройки синхронизации данных в разделе Администрирование — Синхронизация данных и нажать на кнопку Синхронизовать. Для этого необходимо в разделе Главное — Создать выбрать необходимый вид документа. В форме документа заполняются необходимые поля в соответствии с выбранным типом документа. Для сохранения введенных данных необходимо нажать Записать.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура в 1С 8.3: пример начального заполнения

Глава 4. Обмен электронными документами

Все документы организации делятся на три документопотока: входящие поступающие документы , то есть поступающие в организацию; исходящие отправляемые документы; Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами централизованный, децентрализованный, смешанный. Обработка входящих документов К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан.

1. Для входящих и исходящих документов в номенклатуре индексу номенклатуры относиться и входящие и исходящие и внутренние. База знаний ELMA, справка по системе, Номенклатура, связанная с компания и два дела: Входящие договоры и Исходящие договоры (рис. 1). Рис. 1. Дела с перепиской в номенклатуре дел. Сцилла и Харибда секретарской работы – входящие и исходящие документы Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Номенклатура дел

Что такое входящая и исходящая корреспонденция простыми словами На основании примерной номенклатуры формируется индивидуальная. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Ведутся они по форме, установленной Инструкцией приложения 8 и 9 соответственно. В первой графе каждого из них проставляется дата и индекс документа. Помощником или референтом заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета согласно регистрационной карточке формируется проект поручения и передается на рассмотрение. Входящие внутренние и исходящие документы Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.

Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Викторина

    Прошу прощения, что вмешался... У меня похожая ситуация. Пишите здесь или в PM.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных